行政助理

概述：
行政文员的基本职责是检查来自每个部门的所有费用被正确地按照程序记入客人账户或入账，且所有酒店每日应收的收入被收到，并确保所有收到的物品与采购订单和市场清单所描述的一致，并且条件可以接受。并能够完成客房部的行政管理工作，负责库房日常订货、保管、收发工作，有效地管理库房，确保货品供应。
负责酒店有关人事相关工作并协助运营部门。
主要工作职责:
收入审计员
• 始终使自己的工作以顾客为核心，积极主动及时地对待顾客的需要和要求。
• 承担个人责任并主动解决问题，清楚地与客户和同事沟通，以取得积极影响。
• 自我激励和承诺,主动承担所有工作并抓住机会学习新的技能或知识,从而提高个人业绩。
• 对改变的要求能够灵活，快速并积极响应，包括要求的任何任务。
• 通过展示对同事的合作和支持，以团队目标为追求，保持以团队为重点。
• 提供意见和建议，以提高酒店的运营/环境程序。
• 积极推销酒店的服务和设施给客人和酒店的供应商。
• 执行所有义务和责任以确保工作中自身和他人安全。
• 通过积极的态度提供礼貌和无障碍服务给客人和下属员工，始终保持愉快的工作环境。
• 审计每日收入数据，支持报告和凭证。
• 确保每日及每月收入和付款及时调节。
• 确保所有收入被记录和报告。
• 确保所有礼券或免费券根据政策得到控制。
• 审查所有宴请账单及高职用餐，以确保所有被授权和签署并有合理的解释。
• 检查免费房被合理批准。
• 审计电话自动挂账报告以确保所有电话收入已被挂账。
• 确保相关前台人员和零售点报告被打印，审计并按日期存档。
• 核对挂入每日报告中的交易，包括但不限于信用卡，城市分类帐，员工折扣，支出，折扣及减免，杂费，作废，停车场收入及房间安全钥匙。
• 准备折扣和减免汇总表及减免凭证。
• 给财务总监准备每日收入报告。
• 确保所有特许/租赁收入被调节，并被正确记录。
• 审计每日总出纳员的报告。
• 检查房价差异报告以确保所有价格变动，升级等被合理批准。
• 检查并确保每天两次打印房间差异报告，任何不合理差异需及时报告。
• 在相关报告中记录收银员现金多余/不足，并同零售点经理或前台经理跟进相关事宜。
• 确保所有支出凭证拥有合理批准，签名和支持。
• 与营收/预订团队跟进，以确保任何放弃预订的项目被查阅并收费。
• 维护足够的最新的文档。
• 进行每月备用金的盘点。
• 进行前台保险箱的审计。
采购与收货文员
• 根据采购申请单询价，做到货比三家。
• 了解有关物品、工程配件方面的供货来源情况，同时必须具备酒店所需物品种类品质、种类、用途及其它质量要求等方面知识。
• 与其他部门密切合作，在给定的价格范围内，采购合适的物品。
• 积极推销酒店的服务和设施给客人和酒店的供应商。
• 确保所有进入仓库的货物有合适的书面文件（送货单，采购单等）。
• 根据批准的采购单确保所有货物的质量和数量都经过检查。
• 确保货物被运送到仓库或直入部门。
• 根据保安部提供的出门单合理记录并计算所有出店的货物。
• 检查收入货物的截止日期以确定在酒店可接受的范围内。
• 确保进口货物有政府提供的合法证书。
• 准备收货日志和每日收货记录汇总表。
• 根据采购订单和提供的项目，检查供应商税务发票的正确性。
• 就收到货物的质量和/或数量（包括重量）差异进行跟进。
• 协助定期对运营设备的存货盘点。
• 对所有进出收货区域及仓库的物品保持足够的控制。
• 协助每月库存盘点流程。
• 与所有酒店部门和供应商保持良好关系。
• 确保所有文件（采购订单，发票，送货单等）及时转送给应付账款员。
• 保持警惕性以确保收货区域和所有仓库的安全。
客房文员
• 根据财务部制定的盘点日期，配合财务部对部门的物资进行盘点。
• 每月底对客房部的迷你吧酒水及食品进行盘点。
• 与财务部沟通并跟进部门所有物资的报损。
• 确保仓库的安全，未经许可其他人不得入内。
• 每日检查仓储室，确保仓库物品清洁，摆放有序。
• 发放客房和公共区钥匙确保准确记录。
• 记录并存放好客人遗留物，按照月度计划对客人遗留物进行盘点和发放。
• 整理文件并归档，确保需要时能及时提供。
• 集中管理客人的加借物品并与客房人员核对信息确保记录准确。
• 每天盘点迷你吧储备并负责迷你吧物品的发放。
• 完成上级交待的其它任务。
人事文员
• 熟悉酒店员工结构，掌握部门人员所需情况，对酒店缺员、人员安排、使用情况进行调节，并及时将意见上报行政人事经理。
• 负责求职者的面试、招聘、体检、政审、调档及办理招工手续等项工作。
• 负责办理新员工入店手续，做好员工人事档案的调存、整理和管理工作。
• 及时将员工有关资料：职调单、员工违纪通知单、人员编制情况、辞职人员情况、进店人员情况、员工流动情况等资料输入电脑。
• 负责员工劳动合同的初签和续签工作。
• 负责员工档案的收存、管理，及时将员工奖励、过失、惩罚等记录存档。
• 核算员工考勤、审核和办理请休假手续。
• 组织、实施员工文化娱乐活动。
工作技能技巧要求:
• 相关的会计专业的学历
• 熟练运用办公软件
要求学历及资质：
• 全日制大专（含）以上学历.财务会计、经济管理、税务等相关专业
更高的资历要求：
• 以有收银员相关经验为优。
• 具有会计资格。
• 良好的书面和口头英语。
• 适应灵活的工作时间