Administrative Assistant - ENG 工程部行政助理

财务回报：
根据需要，协调并分配工作单上的工作任务给技术人员。日常的文秘工作，包括打字，归档、传真、电话等。确保及时的发送文件，信件、传真、备忘录及信息等。安排内部和外部的日程预约。根据需要，翻译收到的电子邮件，文件及文章。确保适当的储存保管和归档所有的合同，财务记录及能源报告等。协助保存好区域文件。跟进区域内其他酒店的月度报告。监督工程部内的文具使用情况。监督复印机的使用。根据需要，协助处理与区域工程总监职责相关的所有行政事务。确保所有的物品都保存在最棒条件下并准备好发放。验证到货材料的数量。准备并保持一份完整的库存识别标签体系，标明编号，名称、发放单位、库存最值。确保仓库的所有发放都根据正确填写的仓库申请单进行，所有代码数字都清楚的标注在每种品旁并在申请单的“发放”栏中签字。在将申请单复件交给物品申领人之前，记录所有的申领并记录日志。在将再订购物品清单提交给工程部总监或代理人之前，根据具体数量，核查该清单。准备每月仓库报告并遵守相关的仓库保管的会计规定。
员工团队：
根据要求，准备每月的员工出勤记录确保遵守酒店的规定。确保所有的下属员工按时上班并遵守工作时间表。确保检查个人仪容仪表和卫生标准。上午进行抽查。确保完全遵守酒店的规章制度，避免以下的任何情况发生，但不限于：当班时睡觉上班迟到早退不跟进客人的投诉不遵守仪容仪表标准
宾客体验：
在主管的指导下，与酒店客人及外部承包商沟通合作。必要时与其他部门沟通合作，为宴会、促销及节日提供额外或专门的服务。
企业责任：
了解关注职责并遵守各种IHG政策及程序相关的工作场所的卫生与安全。熟悉物业安全，急救和消防应急程序，安全而合理的操作设备。遵守酒店的健康、安全与卫生政策。确保所有储存区的清洁并保持高卫生标准。履行上级分派的其他职责。