部门秘书

· Maintains the utmostconfidentiality and discretion when handling business affairs
· 在处理业务时最大限度的保守机密并小心谨慎。
· Cooperates, coordinates andcommunicates with Department Heads and other inter- departmental secretaries asappropriate
· 必要时配合，协调各部门领导和其它部门的秘书的工作并与他们进行沟通。
· Supervises the work of the FinanceOffice staff
· 监督办公室员工的工作
· Day-to-day secretarial work toinclude typing, filing, faxes and telephone etc.
· 日常文秘工作包括打字，整理文件，传真和接听电话等。
· Distribution of memos, lettersand other information etc.
· 分发备忘录，信件和其它信息等。
· Arranging internal / externalappointments
· 安排内外会见。
· Handling reservation asrequested
· 必要时预订客房。
· Translating incoming letters,documents, articles by request
· 必要时翻译来信，文件和文章。
· Provides pertinent informationon socio-political matters
· 针对社会政治问题提供相关信息。
· Storing and keeping allconfidential information
· 保存和保守所有保密信息。
· Preparing monthly operationalresults for meetings with other hotels
· 为与其它酒店的会议准备月度运营结果报告。
· Taking minutes of Departmentmeeting as requested
· 需要时为部门会议作会议记录。
· Develops and maintains currentpayroll processing procedures
· 制定并执行最新的工资发放程序。
· Maintains confidentiality atall times and maintains strict practice of office lock up and security ofinformation
· 随时遵守保密条款，并严格执行办公室上锁和信息安全制度。
Ensure overtime claims aresupported by proper approval and authorization
· 确保申报的加班附有完整的签字审批手续。
· Verify the leave entitlementfor all leave requests prior to approval
· 在审批前查验所有休假申请可享有的假期长度。
· Engages in competitor surveysat request of Supervisor
· 在上级领导要求下填写竞争对手调查表。
· Coordinates with otherdepartments as necessary
· 需要时配合其它部门的工作。