工程部行政助理 Administrative Assistant

协助工程总监进行日常管理工作和行政工作。
1. 提供行政支持和帮助工程部执行以下政策和标准程序： - 机电运行，维修保养程序 - 申请维修程序
- 申请采购和控制零件和材料程序
- 钥匙管理程序
2. 负责部门各种文件资料的打印、复印和编号保存。
3. 协助工程师建立和安排工作计划。
4. 熟悉与工程部相关的法律和法规。
5. 执行喜达屋资本集团关爱计划。
6. 负责组织部门的各种会议，并做好会议纪要。
7. 负责部门各种软件记录表格的搜集、整理、归档。
8. 与采购部协作和落实零件和材料来源，订货，协商价格和 催货。
9. 准备和提交采购单。询问采购部关于物品采购和运送情况。
10. 与收货部员工和工程师一起按照采购单内容检查和核对采购物品的数量和质量。
11. 将申请维修单，文件和信件，沟通材料和操作手册按系统分类整理，保证以上物品及时更新和准确。
12. 完成秘书工作包括以下内容：
- 准备所有报表。
- 保证办公用品和其它物品充足。
- 翻译机电操作手册，政策和标准程序，工作职责和信件等。
- 收集每天能源消耗数据和准备月度消耗报告。
- 接收和分发留言，保证信息准确和完整。
- 控制现金采购计划。
13. 协助建立高效沟通系统，保证本部门，员工，与客人和与其它部门沟通的顺畅。
14. 协助管理仓库，发展和建立备品控制系统和备品记录，组织和分类存放备品，降低库存/及时采购等。
15. 完成总工程师,及各工程师安排的其它工作。
16. 要对本部门和其它部门员工友善和关爱。
17. 完成酒店及部门安排的临时工作。
18. 组织落实饭店的节日活动环境布置等工作。