行政助理（行政办）Administrative Assistant (EO)

· 为与集团酒店的会议准备月度运营结果报告。
· 了解其它部门的职责并与其密切合作。
· 监督行政办公室员工的工作。
· 熟练运用办公自动化软件并掌握最新版本应用。
· 日常文秘工作包括打字，整理文件，传真和接听电话等。
· 安排内外会见。
· 需要时为部门领导会议和行政委员会会议作会议记录。
· 直接向总经理汇报和交流所有行政工作方面的事宜。
· 必要时配合，协调各部门领导和其它部门的秘书的工作并与他们进行沟通。
· 确定工作的重要性从而协助总经理安排工作的先后次序。
· 分发备忘录，信件和其它信息等。
· 维护文件的档案和跟踪管理系统。
· 接听来电，进行电话转接、重拨或留言。
· 与酒店外的顾客和个人交往，包括但不限于：目前和可能的客户，业主公司代表，供应商，竞争对手和所在地社区成员。
· 在处理业务时最大限度的保守机密并小心谨慎。
· 安排VIP客户或私人的订房和订餐。
· 准备欢迎信给总经理签字。
· 掌握本组织结构的基本知识。
· 理解其他部门的工作职责并能与之协调。
· 与业主公司保持口头和书面的沟通。
· 完成总经理交代的其他事项。