总经理秘书

关于北京会所
超过140年历史的香港赛马会于2008年在中国首都北京建立了香港以外的首间会员制会所，为往来京港的会员提供一个商务应酬及社交会友的好去处。从此，香港赛马会在北京开始迎候来自內地及香港的会员。秉承马会致力建设更美好社会的宗旨，北京会所自落成以来，筹划多项公益活动，所得款项用以支持内地各类教育及儿童福利项目。
职责概要
• 负责协助总经理的日程安排，包括会议、差旅及日常事务管理，确保时间高效利用。同时负责内、外部沟通的枢纽工作，如传达指令、跟进任务执行、对接各部门信息。此外需处理公文流转、会议记录及纪要起草，并协助总经理进行重点醒目的督办与反馈。
• 负责主题会员活动的策划、执行、跟进等全流程工作，持续提升会员满意度并增加会员到访会所频次。
• 统筹收集会员反馈，并及时反馈给管理层以更好支持各项运营工作。
职责内容
• 统筹总经理办公室日常事务，做好总经理事程、会议、接待及差旅全流程保障，落实文件起草、翻译与各项交办工作。
• 承担总经理主持会议的记录、纪要分发、事项督办及进度反馈工作，清晰跟进决议、责任人、时限与待议事项。
• 管理北京会所及总经办的合同、印章与重要档案，建立电子及纸质检索目录，落实保密管理并定期处置过期资料。
• 保障集团管理人员来京的食宿交通安排，同步做好差旅的签证、费用核算、报销及配套资料筹备。
• 汇总会员诉求，于管理层晨会同步反馈，编制月度及年度会员满意度数据分析报告，为经营决策提供参考。
• 策划落地主题会员活动，制定活动方案，开展跨部门协同、现场管控与事后回访，以此提升会员到访频次与满意度，带动业务部门营收增长。
任职资格
• 大学本科及以上，酒店管理/行政/英语等相关专业。
• 2年以上国际连锁酒店或跨国企业秘书经验，有前厅/客房/餐饮一线经验优先。
• 熟练使用Excel、PPT、Word等办公软件。
• 英语流利，能处理英文邮件及翻译。
• 高度保密、执行力强、沟通能力、职业形象佳，有会员活动组织经验。