厨房行政助理

职位概述
按要求出席所有的酒店/部门会议
始终提供礼貌及专业的服务
按时参加酒店培训课程，以提高工作技能及知识
清楚员工及行业关系中的法律法规，熟悉并严格遵守员工手册中的规章制度，及酒店关于防火、卫生、健康和安全方面的制度
确保高标准的个人形象及仪容仪表
在良好工作关系的基础上与客人和同事保持正面积极的接触
始终坚持保密制度，保证办公室机密的安全
根据酒店、行业和公司的指引，对于工作改变而需要执行的任何合理任务及额外职责，予以积极的回应
工作职责
为行政办公室提供行政支持及执行酒店政策，标准及程序，因这些都会体现行政功能
阅读及跟踪邮件
归档并存放所有由厨房回复的文件
打印，归档，保存所有与部门有关的私人及机密资料
建立一个系统化及高效率的书面文档及电子文档的存档系统，以进行快速的检索
确保随时更新所有的文档
为行政总厨准备参加会议所需要的相关物品，包括：每日营运会议，行政委员会会议，部门会议，其他会议
责任范围
应答电话并提供给来电者相关信息，或将电话转接给适当的职员，如何打出对外的话
接待访客，了解拜访原因，并引导访客至合适的相关人员或雇主处
编制及打印统计报表
复印信件及其他打印的资料
准备对外信件
打印，做笔录及会议纪要，如何草拟、归档、跟进、书写信件
保存部门考勤纪录即工作时间表
参加部门员工会议并做会议纪要
监管并保持部门工作区域的整洁有序
任职要求
技能要求
完全代表酒店，品牌和公司与顾客，员工和第三方交往的能力。
食品服务许可或当地政府规定的有效的卫生或健康上岗证。
具有解决问题，推理，号召，组织和培训能力。
具有电脑方面的相关知识
经验
1年相关经验或与此相当的教育和相关工作经验结合的背景